Qu’est-ce qu’un événement digital ? Et pourquoi digitaliser son événement ?

Compte tenu du contexte sanitaire, ces questions sont désormais devenues familières et cruciales dans le secteur événementiel.

Pourtant, cette contrainte de la distanciation sociale accélère en réalité un mouvement perceptible depuis quelques années : la digitalisation des événements ou comment offrir une expérience digitale.

Car tout l’enjeu ici est bien de pouvoir proposer une expérience digitale engageante à ses visiteurs. En leur faisant vivre une expérience utilisateur digitale agréable et adaptée à leurs usages. Un visiteur qui a pu profiter pleinement de son événement est un futur ambassadeur pour votre marque ou projet.

Avec cet article nous espérons pouvoir vous éclairer sur le sujet et surtout vous donner envie d’offrir des expériences digitales engageantes à vos publics !

Bonne lecture.

Alors qu’est-ce que qu’un événement digital ? À ne pas confondre avec un événement virtuel. Et surtout quels intérêts pour les organisateurs ?

La digitalisation d’un événement correspond concrètement au déploiement total ou partiel de supports et outils digitaux pour accompagner la mise en place d’événements ou de rencontres types salons professionnels, congrès, séminaires, foires, Parc des Expositions, etc.

Les supports digitaux peuvent être variés : webinaires, tchat, quiz, jeux, applications etc.

Tout dépend des objectifs alloués à l’événement, le type d’audience visé et de l’expérience digitale que vous souhaitez offrir à vos participants.

Voir le site hoopop

À noter que la digitalisation d’un événement, ou autrement dit un événement digital, est différente d’un événement virtuel. Un événement virtuel est un événement qui se déroule 100% en ligne. La digitalisation d’un événement peut concerner des événements physiques afin de se démarquer et générer du trafic.

En effet, la digitalisation peut se faire à différents niveaux, selon le type d’événement organisé.

Les différents niveaux d’un événement digital

L’événement physique : la digitalisation pourra consister par exemple à mettre à disposition des visiteurs les outils digitaux pour accompagner leur expérience sur le salon :

• plan virtuel du salon ;
• badge dématérialisé ;
• accès à la programmation sur son smartphone ;
• téléchargements des contenus des conférences ;
• notifications sur les actualités en cours sur le salon etc.

L’événement hybride (mi-physique et mi-virtuel) : comme son nom l’indique, un événement hybride mixe présentiel et virtuel. C’est donc un événement qui permet soit de participer physiquement ou à distance par le biais d’un support digital.

Ici même principe, la digitalisation consistera à proposer des supports digitaux pour accompagner l’événement auprès des participants (live streaming, tchat en ligne etc.)

L’événement virtuel : un événement virtuel, est un événement qui se tient entièrement en ligne, à un moment déterminé. Aussi, la présentation du contenu digital se fait par webdiffusion via une plateforme virtuelle qui offre divers degrés d’interactivité entre le public et les présentateurs.

Ici la digitalisation va permettre d’apporter différentes expériences pour accompagner l’événement virtuel (live tchat, webinaires etc.)

OK mais alors, pourquoi proposer un événement digital ? Quel est l’intérêt d’offrir une expérience digitale

Maintenant que les éléments de définition sont posés, la vraie question est d’identifier le véritable enjeu pour les organisateurs.

Pour être clair, le premier enjeu dans la digitalisation, et le principal, c’est l’engagement !

La digitalisation ouvre de nouvelles perspectives pour offrir des expériences digitales engageantes à ses publics.

Engageantes c’est-à-dire ?

• 1/ En rendant les événements plus interactifs, participatifs, vous renforcez votre notoriété et vous permettez à vos visiteurs de participer pleinement l’événement. Ils ne sont plus uniquement visiteurs, mais bien acteurs. Un incontournable à l’ère des réseaux sociaux – où donner son avis, son opinion, poser des questions est devenu le nouvel usage. 

• 2/ Cela vous permet également de prolonger l’expérience au-delà de l’événement. Vous pouvez garder le lien avant, pendant et après l’événement avec vos différents publics. Ce qui a l’avantage de nourrir la relation sur une durée plus longue et surtout de l’enrichir.
  • Avant : Gérer les inscriptions, présentez les intervenants, le programme etc.
  • Pendant : Créez du lien avec vos participants. Ainsi, échangez en direct lors des différentes interventions à travers un tchat modéré et faites interagir vos participants. Permettez à vos participants d’échanger entre eux à travers un module de networking intégré.
  • Après : Consultez-les replays vidéos des précédents directs, et continuez de faire vivre votre événement une fois celui-ci terminé (sur les réseaux médias sociaux, avec des articles…) Profitez du contenu digital que votre événement a généré et intégrez-le dans vos futures actions.

Mettre en place un événement digital permet également de récupérer des données clés pour votre marque ou votre entreprise

Au-delà, un dialogue prolongé avec les participants qui vous permettra de recueillir des données très enrichissantes pour votre marque ou produit.

Un recueil de datas clé pour identifier et générer de nouveaux leads en termes de développement business. Probablement un des plus gros avantages d’un événement digital : La data que vous récoltez. Idéal pour identifier les sujets/ateliers/etc. qui ont le plus intéressé vos participants et planifier de future action commerciale, une stratégie marketing digitale ciblé mais aussi pour vous aider à générer du trafic et améliorer votre visibilité.

Le format favorise également les retours utilisateurs/questionnaires de satisfaction, c’est l’occasion d’obtenir des retours sur les sujets qui vous intéressent.

Voyez plus loin avec un événement digital !

La digitalisation offre également la possibilité d’élargir votre audience géographiquement. Plus de frontières, vous pouvez désormais faire participer des visiteurs à travers l’ensemble du globe. Un véritable atout pour les entreprises ayant des salariés présents à travers le monde. Voici donc une vraie solution pour construire un sentiment d’appartenance au sein d’une entreprise.

Une digitalisation des événements pour une optimisation des coûts et du temps !

La digitalisation peut vous permettre de réaliser des économies – un avantage non négligeable. Basculer tout ou une partie de votre événement en ligne peut vous éviter des coûts d’organisations physiques plus importants (frais de déplacements, location lieux, matériels etc.)

Une optimisation également sur le temps de déploiement de certains aspects de votre événement. Un changement de programme ? d’intervenants ? de contenus de qualité ? Pas de problèmes en quelques clics c’est modifié et vos participants peuvent être informés via des notifications en temps réels.

Et on soigne son image

Au-delà, et de façon générale, être en capacité de proposer des expériences digitales pertinentes participe à asseoir l’image de marque d’une entreprise.

Ainsi, il s’agit de valoriser la capacité d’une marque à proposer des expériences nouvelles, en phase avec les usages de ses publics cibles. Un véritable levier d’image sur lequel travailler.

Vous l’aurez compris, la digitalisation des événements est un véritable levier d’image et de développement pour les entreprises. Il existe d’ailleurs des solutions complètes et faciles pour vous accompagner dans la digitalisation de vos événements.

Il existe désormais des plateformes hébergées permettent d’offrir une expérience digitale facilement de A à Z.