Les fonctionnalités incontournables pour organiser un événement digital
Les fonctionnalités incontournables pour un événement digital : 9 fonctions à mettre en place
Organiser un événement digital, un événement virtuel ou un événement hybride peut d’abord sembler relativement simple : faisons un site internet et une webconférence ! Facile… Cependant, dans la réalité, si vous voulez offrir un peu plus qu’une simple conférence en ligne il va falloir se creuser la tête pour offrir une véritable expérience interactive à vos publics. Et pour cela, nous avons quelques idées qui vont pouvoir vous aider. Retrouvez dans ce nouvel article la liste des fonctionnalités incontournables pour vos événements digitaux, hybride et physique. En effet, quel que soit votre événement, pensez à digitaliser. Cela vous permettra d’engager plus longtemps vos visiteurs, en apportant une expérience événementielle unique et originale.
Cet article est la boite à outils des fonctionnalités incontournables pour planifier des événements intéressants et engageants.
Bonne lecture !
1 – La base des fonctionnalités incontournables : une bonne plateforme pour mettre en valeur votre image de marque
C’est votre préoccupation numéro 1.
Équipez-vous d’une bonne plateforme, qui est une des fonctionnalités incontournables pour organiser un événement digital, virtuel, hybride, ou même physique.
Pouvoir mettre en scène son image de marque est la règle la plus importante. En effet, l’idée est bien de pouvoir valoriser votre univers de marque, votre histoire de marque, votre storytelling, votre marketing, et pour cela il vous faut une solution digitale qui vous permette de gérer votre marque événementielle. Ce qui signifie pouvoir personnaliser vos supports de diffusion à votre image (site, application dédiée, etc.)
N’oubliez pas que votre plateforme, ou votre site d’événement, est souvent la clé d’entrée de votre événement. C’est là où vos potentiels visiteurs vont venir s’inscrire, préparer leur visite, chercher les informations dont ils vont avoir besoin avant de se décider.
Il n’est donc jamais trop tôt pour faire une bonne impression.
Et avec une bonne plateforme il vous sera également plus facile d’intégrer les différentes fonctionnalités 🙂
On continue …
2 – Accompagner votre événement sur les réseaux sociaux
C’est désormais inévitable, et ce quel que soit le sujet, vous devez proposer d’associer les médias sociaux à votre événement.
Une fonctionnalité incontournable qui s’avère utile à trois niveaux :
- Promouvoir votre image de marque plus largement en vous rendant visible auprès d’une communauté plus large. Un excellent moyen de communication pour diffuser votre histoire de marque et univers de marque.
- Générer de l’interaction et de l’engagement avec vos publics. Ces types d’intégrations permettront également aux invités de partager facilement votre événement, sur leurs propres profils auprès de leurs communautés (partage de posts, lives et stories, sondage…). Un très bon moyen pour cibler des profils ayant les mêmes centres d’intérêts que vos clients.
- C’est également un très bon observatoire des tendances et retours d’expérience de l’opinion. Une source d’inspiration pour vos prochaines actions de communication.
3 – Élémentaire et nécessaire : la billetterie et l’inscription aux événements
Cela peut paraitre anecdotique et pourtant offrir la possibilité à vos participants ou visiteurs de s’inscrire en ligne ou directement sur votre application est un véritable atout.
En rendant facilement accessible ces fonctionnalités incontournables, vous encouragez vos publics à participer et leur laissez entrevoir une expérience utilisateur facilitée.
Et cela en dit long sur votre univers de marque et l’événement que vous allez offrir. Un participant qui rencontrera des difficultés à s’inscrire ou récupérer son billet projettera déjà une expérience événementielle mitigée. A ce titre, vous pouvez également ajouter les informations nécessaires pour faciliter la venue sur un événement physique ou hybride : plan d’accès, plan du site, programmation et agendas des intervenants et exposants etc. Tous ce qui permettra à vos participants de faciliter leur venue et de se concentrer plutôt sur la stratégie de contenus que vous avez à proposer.
Alors la billetterie basique oui, mais pas anecdotique.
4 – Les fonctions vidéo pour captiver
Streaming, live, direct replay …la vidéo est un must have ! Peu importe la forme de votre événement, vous devez penser à apporter une relai vidéo de vos contenus et animations.
Deux niveaux pour les vidéos
- Les vidéos directs ou live (webinaire, live conférence…): pour une expérience engageante et interactive à partager.
- Les replays : pour mettre à disposition vos contenus même après la tenue de votre événement. Ce qui veut dire, permettre à vos participants d’avoir accès à votre contenu de marque en permanence, voire de le partager avec leurs communautés… (votre cible élargie donc !)
Par exemple la solution hoopop intègre tous les standards pour diffuser de façon simple des vidéos préenregistrées, du streaming live et de la visioconférence.
En fonction de vos besoins, utilisez votre solution favorite tel que Youtube, Vimeo, Zoom et Jitsi. La mise en place en un clic (Tables rondes, webinaires, diffusions en direct) permet de communiquer en toute simplicité avec vos participants.
5 – Les fonctions interactives pour engager
On ne le répètera jamais assez, pour générer l’adhésion à une marque et faire de ses publics ses ambassadeurs il faut ENGAGER !
Et pour cela, il faut accepter d’ouvrir le dialogue et d’interagir.
Les caractéristiques interactives vous permettront de rendre véritablement votre public acteur de votre événement. Plus vous multiplier les points d’interactions et plus vous impliquer vos publics. CQFD.
Il vous faudra néanmoins proposer des interactions intéressantes, attractives selon vos publics, leurs usages et centres d’intérêts. Par exemple, pour des « gamer », vous pouvez proposer une gamification de votre événement et proposer notamment des fonctionnalités pour créer des avatars.
Plus simplement, vous pouvez inclure des fonctionnalités de chat en direct (texte et vidéos), des sondages et quizz, des salons virtuels etc.
6 – La messagerie pour une correspondance intelligente
Encore une fois, une fonctionnalité qui peut paraitre basique, mais qu’il s’agit de ne pas négliger. Envoyer des mails est un acte désormais quotidien et c’est justement sur cette habitude qu’il vous faudra capitaliser.
Car n’oubliez jamais, nous n’aimons pas la routine mais avons apprécions être dans nos chaussons.
Intégrer une stratégie marketing e-mail à votre plateforme d’événement et donc fondamental. Cela vous permet de communiquer vos messages directement à votre public cible et vous permet même de segmenter vos groupes d’audience.
Vous pouvez également personnaliser vos emails et invitation selon votre univers de marque et storytelling.
7 – On encourage le networking : le réseau, le réseau, le réseau !
En proposant des fonctionnalités de networking vous vous assurez d’intéresser votre audience : échange de business card, de contacts, halls privés… Vous donnez la possibilité à votre cible de pouvoir développer sa communauté. Le rêve.
La plateforme hoopop vous permet ainsi de pouvoir proposer la prise de rendez-vous sur vos événements. En quelques clics, vous pourrez échanger avec les exposants lors de sessions privées afin d’en savoir plus sur leurs produits et leurs secteurs d’activités.
8 – Et on n’oublie pas de se faire bien voir !
Les contenus sponsorisés vous permettront d’augmenter vos revenus et dans le même temps d’augmenter la visibilité de votre événement.
Donnez de la visibilité aux entreprises qui exposent en créant des annonces et banners spécifiques pouvant être inclus sur différents espaces de la plateforme.
La solution hoopop vous propose de créer du contenu sponsorisé pour mettre en avant vos partenaires, vos intervenants et vos exposants. Renforcez votre modèle économique en vendant des services numériques.
9 – At last but not least : on s’auto analyse !
Il sera difficile de savoir si votre événement physique, virtuel, digital ou hybride est un succès si vous ne disposez pas de données et d’analyses appropriées.
Votre plate-forme événementielle doit vous donner accès à des informations en temps réel relatives aux ventes de billets, au trafic sur le site Web, aux données des participants etc. à partir d’un seul tableau de bord.
Ces informations vous donnent un aperçu essentiel des performances de votre événement au fur et à mesure de son déroulement, vous permettant d’effectuer des ajustements à la volée pour augmenter vos chances de réussite, quelle que soit la manière dont vous le définissez. Il fournira également des analyses historiques qui donnent un aperçu des indicateurs de performance clés à chaque étape du parcours de l’événement.
Et pour en savoir plus sur la mesure de vos événements découvrez notre article : Les outils et KPI pour des événements optimisés : tout ce qu’il faut savoir.
En conclusion
Alors si on résume, voici votre to do list de fonctionnalités incontournables à garder pour l’organisation de votre événement digital :
- La base : on s’équipe d’une bonne plateforme
- Intègrer les réseaux sociaux
- Prévoir la billetterie et l’inscription
- Considérer les fonctions vidéo
- Penser aux fonctions interactives
- Ne pas oublier la messagerie
- Offrir la possibilité de réseauter (networking)
- Proposer des contenus sponsorisés
- On contrôle, on ajuste, on optimise !
Pour en savoir plus sur comment digitaliser votre événement, suivez-nous :
