Pourquoi et comment mettre en place un événement hybride ? Les 3 indispensables à avoir en tête

Le temps passe, les modes changent et les habitudes aussi.

On ne vous apprend rien en vous disant que le digital a pris une grande place dans nos vies. Ainsi, elles sont devenues hybrides, mi-réelle mi-digitale.

Des nouveaux usages qui n’ont pas échappé au monde de l’événementiel, et ce bien avant les mesures sanitaires, qui n’ont fait qu’accélérer une tendance déjà présente (création d’avatar, réseaux sociaux, réalité augmentée, etc.)

Alors si vous souhaitez en savoir plus sur les événements hybrides, et comment organiser facilement un événement hybride, cet article est pour vous. Ainsi, il vous donnera les clés pour faire de votre événement une expérience digitale engageante pour vos visiteurs.

Bonne lecture !

Alors qu’est-ce que qu’un événement hybride ? Et quels avantages pour les organisateurs ?

Quelques éléments de définitions pour commencer

Tout d’abord, un rappel rapide de ce qu’est un événement hybride. Un événement hybride est un événement organisé à la fois en ligne et offline (en réel donc). L’événement existera donc en réel, dans un lieu dédié (parc exposition, salle de conférences, etc.) et sera relayé en ligne via une plateforme digitale (sous forme site web et application).

Vous trouverez ici des exemples

Pourquoi créer un événement hybride ?

Hybride car rien ne remplace l’interaction physique, le vrai contact. Mais il est cependant possible d’augmenter l’expérience physique avec une touche de digital bien placée.

Au-delà de coller aux nouveaux usages, il y a de nombreux avantages dans l’organisation d’événement hybride. En voici la liste des principaux avantages :

Cela permet de doper son événement ! Cela semble anodin, mais apporter un relais digital à vos événements permet d’apporter une nouvelle dynamique. De multiplier les actions et possibilités d’interventions. En effet, vous pouvez élargir votre audience, multiplier vos interlocuteurs, enrichir votre événement tout simplement. Vous vous affranchissez des barrières géographiques et donc vous ouvrez de nouvelles perspectives, les contraintes logistiques en moins.

Vous augmentez les interactions avec vos publics, et ce, avant, pendant et après l’événement. Aussi, la mise en place d’une plateforme digitale en parallèle d’un événement va permettre de garder le lien en permanence avec les visiteurs. De nourrir un véritable échange :

• Avant : avec la communication autour de l’événement (programmes, intervenants, informations…)
• Pendant : échanger en direct, partager via les réseaux sociaux, etc.
• Après : mise à disposition des replays et contenus présentés etc.

Une dématérialisation des contenus appréciable pour éviter la multiplication des supports papier…

Et qui dit plus d’interaction dit plus d’engagement. L’engagement, le nerf de la guerre. Plus un événement est participatif, dynamique, interactif, et plus il engage les visiteurs à s’impliquer, participer… Être acteur, voir ambassadeur. Le Graal.

Mais pour cela, il faut pouvoir offrir une expérience hybride digne de ce nom. La plateforme hoopop par exemple, offre une interface intuitive, et des fonctionnalités appréciées par les visiteurs (plans interactifs, jeux-concours, sondages, streaming live et vidéos, inscription, networking avec prise de rendez-vous et visioconférences, etc.)

Et le plus : c’est une plateforme facile à prendre en main côté organisateur d’événement ! Pour en savoir plus, voir le site hoopop.

Que faut-il savoir pour organiser un événement hybride ? Quels sont les incontournables pour assurer un événement hybride réussi ?

Pour organiser un événement, il y a quelques incontournables à prendre en compte. La liste ci-dessous vous aidera à avancer sur le sujet.

1/ Définir les cibles et la stratégie envisagée.

Identifier clairement sa cible et la stratégie à adopter permet de cadrer votre organisation et d’apporter les contenus off et on line adaptés.

À qui s’adressent vos séminaires ? Votre salon ?

Par exemple :

• Le lancement d’un nouveau produit
• La promotion d’un service nouveau
• Animation des équipes de votre entreprise

Le fait de déterminer votre public cible vous permet de définir vos objectifs et la stratégie à adopter. Ainsi, vous fixez un cap, et cela vous permet de vous focaliser sur le contenu que vous leur apportez et de régler le curseur entre expérience digitale (Jeux, sondages…) et expérience physique (test réel, démonstration, livre blanc, etc.).

2/ S’équiper intelligemment : optez pour une plateforme dédiée.

L’important dans la mise en place d’un événement c’est de pouvoir disposer des bons outils pour être en mesure d’offrir l’expérience souhaitée à ses participants.

L’idéal est d’opter pour une plateforme digitale dédiée qui vous accompagnera dans la mise en place de cette expérience. En effet, un outil complet et surtout facile à utiliser pour s’adapter aux impératifs des organisateurs d’événements.

Une bonne plateforme digitale doit être :

• Complète : disposer de toutes les fonctionnalités et tous les outils nécessaires pour offrir une expérience digitale engageante à vos visiteurs.
  • Réseaux sociaux
  • Programmation
  • Plans interactifs
  • Ajout et partage de contenus
  • Intégration des outils et applications utilisés en entreprise: Teams, Zoom, etc.
  • Jeux-concours, sondages, streaming live, vidéos, etc.

• Facile à utiliser : elle doit permettre à son utilisateur une utilisation facile en toute autonomie. Elle doit faciliter la mise en place de votre expérience digitale. Ainsi, le plus avantageux est une solution directement hébergée pour y accéder n’importe où. Vous gardez la main et vous êtes donc plus réactif pour animer votre événement comme il se doit !

3/ Garder l’équilibre

Qui dit hybride qui multicanal. Il faut donc veiller à ce que les deux expériences : réelle et virtuelle se valent.

Cette combinaison doit être vertueuse. Il faut donc veiller à ce que cela puisse vivre en harmonie, et que l’un ne se fasse pas au détriment de l’autre.

Soigner tout autant ce qui se passe en ligne et ce qui se passe en vrai.

C’est une expérience 360° ne l’oubliez pas.

D’où l’intérêt de disposer d’une solution digitale pertinente pour vous permettre d’agir facilement.

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