Qu’est-ce qu’un évènement digital réussi ? Tout ce qu’il faut savoir en 4 points clés
Les incontournables d’un événement digital réussi
Un événement digital réussi est accessible depuis un smartphone ou un ordinateur. Dans un événement digital, les participants et intervenants sont réunis dans un environnement virtuel, hybride ou physique.
Par rapport aux événements exclusivement physiques, les organisateurs de rencontres hybrides et virtuelles ont besoin de porter une attention particulière à l’engagement des participants, un enjeu de réussite pour votre manifestation comme pour votre organisation ou entreprise.
Comment faire de votre événement digital un succès ?
Bonne lecture.
Se fixer des objectifs SMART
C’est une évidence mais il est toujours bon de le rappeler, le succès d’un événement s’évalue en fonction d’objectifs clairs et déterminés en amont. D’un événement à l’autre vous pourrez ainsi évaluer vos facteurs de succès et corriger si besoin les points qui doivent l’être afin de vous assurer de continuellement délivrer une expérience optimale à vos participants.
Une solution est d’adopter la méthode SMART. Votre processus de prise de décision s’en trouvera simplifié, notamment vos choix d’allocations de ressources et de moyens.
Concrètement la méthode SMART c’est quoi ?
Spécifiques : choisissez au maximum 3 objectifs prioritaires pour évaluer la réussite de votre événement. Du nombre de participants souhaités au nombre de contacts commerciaux ajouté à votre carnet d’adresse, en passant par le nombre d’interactions, il est important de sélectionner ceux qui répondent le mieux à vos enjeux.
Mesurables : qu’ils soient quantitatifs ou qualitatifs, restez sur des éléments que vous pouvez compter et pas juste ressentir. Qu’il s’agisse de notoriété, de visibilité, d’engagement ou de marketing, il est préférable de choisir des indicateurs facilement mesurables. Ceci facilitera à l’issue de votre événement l’analyse de vos retombées.
Atteignables : estimer vos résultats en fonction des moyens à mettre en œuvre pour sa réalisation. Tout en étant en gardant la volonté d’offrir la meilleure expérience possible à vos participants, il est important d’être concret dans vos estimations et de bien aligner vos projections aux ressources qui sont à votre disposition.
Réalistes : tout en étant ambitieux, restez pragmatique quant à vos clés de succès. La prise en compte du contexte de votre événement et l’anticipation sont ici importants. Il s’agit d’être conscient de votre situation, celle de votre organisation ainsi que le contexte dans lequel votre événement doit être organisé et d’établir ainsi des objectifs pertinents en fonction.
Temporels : c’est-à-dire délimités dans le temps. Sur le court, moyen ou long terme, sélectionnez une date limite pour la récolte de vos résultats afin de rester concentrer et maximiser vos investissements et engagements en fonction d’un temps donné.
Si vos objectifs sont alignés sur cette grille, vous êtes bien partis. Par la suite, vous pourrez estimer les KPI et le ROI de votre événement.
Choisir le bon format et les outils appropriés
Ce n’est pas la même démarche que de trouver le lieu idéal mais presque. Dans une forme hybride ou virtuelle, votre événement devra maintenir l’attention de participants beaucoup moins impliqués que pour un événement 100% physique.
Pour un événement virtuel, le format peut être proche d’une émission TV ou radio. Le nombre, la durée et le rythme des interventions est à adapter en fonction du temps d’attention des personnes dans ce contexte (12 minutes !). En effet plus l’accès et l’usage des outils numériques augmentent plus le temps d’attention moyen des personnes diminuent. Charge à vous dans la préparation de votre événement de prendre en compte la nécessité pour chaque intervention ou table-ronde d’être à la fois rythmée et engageante afin de ne pas perdre l’intérêt de vos participants.
Il s’agit de prendre en compte vos attentes en termes d’objectifs ainsi que celles de vos participants et de vous adapter dans l’organisation. De plus, prenez soin de rendre votre événement facilement accessible sur différents dispositifs (ordinateurs, tablettes, etc.)
Vous souhaitez digitaliser votre événement de A à Z ? Rendez-vous sur notre site
Communiquer efficacement
Avant, pendant et après votre événement, vous devez proposer un storytelling clair. Dans toutes vos communications (site dédié, emails, réseaux sociaux, etc.) cherchez à donner envie. Ces différents points de contact doivent installer le ton et préciser la direction donnée à votre événement.
La promotion en vue de le faire connaître doit en premier lieu transformer vos cibles et prospects en futurs participants.
Dans la programmation, n’hésitez pas à diversifier les formats et supports de contenu que vous proposez :
- interviews, reportages, animations, portraits, enquête, etc.
- images, illustrations, infographies, vidéos, PowerPoint graphiques, etc.
Faire la part belle à l’engagement, la clé d’un événement digital réussi
Il est important de ne pas mettre de côté le côté humain des rencontres dans le cadre d’événements hybrides ou virtuels. Vous devrez favoriser les possibilités d’interventions de l’audience afin que les participants se sentent impliqués. De plus, il est bon de donner la possibilité aux personnes d’échanger entre elles. Vos participants se trouveront plus engagés et à même de participer.
Différentes possibilités s’offrent à vous :
- tables rondes
- quiz avec réponses
- streaming live
- chat
- sondages
Vos valeurs, vos spécificités et votre identité achèveront de rendre votre événement digital unique. Au final ce qui fera la réussite de votre événement, en complément de ces leviers est la manière dont vous parviendrez à toucher et engager vos audiences en répondant à leurs attentes et en leur proposant une expérience de qualité.
Il existe plusieurs solutions pour vous aider à organiser un événement digital réussi ! On vous propose d’essayer la solution hoopop qui regroupe les 4 points clés que nous avons abordés.
Pour plus d’informations sur la digitalisation de vos évènements, suivez-nous :
