Les indicateurs pour des événements optimisés

Rideau. Votre événement est terminé. Qu’il ait été physique, digital ou hybride, c’est le moment d’en faire le bilan. Dans la préparation du suivant, il est important d’évaluer le succès d’un événement. Il est en effet indispensable d’étudier les éléments réussis autant que les points à améliorer afin de toujours offrir des expériences optimisées à vos visiteurs. Nous revenons dans cet article sur les principaux KPI, pour des événements optimisés, à établir et suivre pour tout type de manifestation.

Quels indicateurs et outils privilégier pour analyser et optimiser vos événements ?

Bonne lecture.

Anticiper et mesurer ses performances avant, pendant et après l’événements

Pour les organisateurs, un événement commence bien avant l’ouverture des portes au public ou la mise en ligne de la première conférence digitale, et se termine bien après la dernière connexion ou la fermeture des portes. En effet, dans la préparation comme dans l’analyse après coup, il est important d’établir des KPI afin d’évaluer la performance de l’événement à toutes les étapes.

Les principaux KPI pour des évènements optimisés

La démarche peut paraître superficielle au premier abord mais estimer puis mesurer le succès d’un événement est incontournable pour être sûr de proposer une expérience qualitative aux participants. Du nombre d’inscription à la génération de leads, voici les KPI essentiels à suivre :

• les inscrits qui ont assisté à l’événement
• les interactions avec la communauté
• l’intérêt pour les intervenants
• les mentions sur les réseaux sociaux
• les réponses à un questionnaire de satisfaction
• les retours positifs des sponsors
• les nouveaux clients
• le coût d’acquisition client

Ces éléments sont à adapter à la nature et aux caractéristiques d’événements optimisés mais ils représentent une bonne base pour analyser la performance d’une manifestation et détecter les points à optimiser pour le futur.

L’importance de se fixer des objectifs et les premiers KPI

Les premiers résultats d’événements optimisés s’observent en amont de celui-ci. Ainsi, vous pouvez mesurer la notoriété de votre manifestation dès l’ouverture des inscriptions. Voici les principaux indicateurs à suivre pour cette première étape, dans le cadre d’un e-mailing, le nombre de :

• mails d’invitations envoyés
• mails d’invitations ouverts
• clics sur le mail d’invitation
• visites sur la page d’inscription
• personnes inscrites

Par la suite, en fonction des rapports entre ces différentes données, vous serez en mesure d’apprécier la réussite de vos premières actions de promotions et de faire si besoin des optimisations : l’objet du mail, le design, les call-to-action, les informations à disposition, l’agenda…

D’ailleurs, si vous avez recours à d’autres canaux (réseaux sociaux, presse, sites de partenaire…) vous pourrez comparer les résultats des différentes sources et choisir pour la prochaine fois celle qui convient le mieux à votre événement.

Suivre ses performances pour des événements optimisés

Aujourd’hui, les réseaux sociaux sont indispensables pour optimiser la visibilité d’un événement et par conséquence, engager vos communautés, participantes ou non. Durant l’événement vous pourrez donc suivre :

• le nombre de publications concernant votre événement
• les réactions aux publications
• le contenu des publications

Votre activité sur les plateformes sociales sera clé et vous pourrez si nécessaire rectifier le tir en temps réel.

Par ailleurs, dans le cadre d’un événement digital ou hybride, vous pourrez suivre d’autres indicateurs de l’engagement et de l’interactivité durant votre manifestation :

• le nombre de téléchargements
• le nombre de connexions
• les services utilisés par les participants
• le nombre de messages échangés entre les participants

Vous pourrez ainsi avoir une vision sur ce qui a été plébiscité (ou non) par vos participants, en termes de services proposés ou de sujets d’échanges.

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Comment mesurer le ROI, la clé d’événements optimisés

À la fin de tout événement, tout organisateur calcule le ROI de sa manifestation.

Sur la notoriété et l’image, le partage d’un questionnaire de satisfaction aux participants permettra de recueillir des informations de vos participants. Vous pourrez alors optimiser au mieux certains éléments (programme, services, intervenants etc.) afin de proposer une expérience toujours plus engageante la prochaine fois.

Ce questionnaire peut être l’occasion de calculer le NPS (Net Promoter Score) de votre événement ou de votre marque et/ou entreprise :

Les participants répondent sur une échelle de 0 à 10 et sont catégorisés ainsi :

• Les promoteurs ou ambassadeurs (réponses 9-10) sont les enthousiastes loyaux qui vous recommanderaient à d’autres ;
• Les passifs (réponses 7-8) sont satisfaits, mais pas enthousiastes et sont susceptibles de répondre favorablement sur d’autres acteurs ;
• Les détracteurs (réponses 0-6) sont les insatisfaits qui peuvent ternir votre image en vous faisant mauvaise presse.

Sur le plan financier, les organisateurs d’événements peuvent également évaluer :

• les revenus bruts et nets issus de l’événement
• le nombre de nouveaux clients
• le coût d’acquisition client

Cette analyse approfondie vous permettra alors d’optimiser en termes d’investissements ce qui doit l’être en vue d’une prochaine manifestation.