Évènement et performance : comment augmenter vos ROI ?

La réussite d’un événement ne se mesure plus uniquement à son impact sur la notoriété de votre entreprise ou de votre marque. Les organisations s’intéressent aux nouveaux contacts et/ou clients qu’un événement. Cela a permis d’ajouter à leur carnet d’adresses voire aux nouveaux contrats signés sur le court ou moyen terme. La prise en compte du ROI, ou retour sur investissements, leur permettra de mesurer leurs résultats de manière pragmatique. Il permet aussi d’adopter les modifications nécessaires pour constamment évoluer de manière positive. 

Bonne lecture. 

La valeur ajoutée de l’organisation d’un événement

A l’heure du tout digital, les potentiels clients ou consommateurs ont tendance à trouver les informations sur une organisation et faire leur choix grâce à une simple recherche sur Internet. L’organisation d’un événement, qu’il soit hybride ou complètement digital, est l’occasion de leur offrir une expérience unique. De plus, il vous permettra d’aller à la rencontre de vos publics. Même dans une formule complètement digitale, vous pourrez engager la conversation, échanger ou encore recueillir leurs attentes et interrogations de vos participants, qu’ils soient des clients acquis ou des prospects. . 

La réussite de votre événement se mesurera alors à différents niveaux. En plus de choisir les bons indicateurs et d’avoir les moyens de les évaluer efficacement, il est important pour une entreprise ou une organisation d’en calculer le ROI. En fonction des moyens investis, quels résultats ou actions ont découlé de votre événement ? Ce calcul vous permettra dans le cadre de l’analyse de vos résultats de repérer vos points forts comme ceux à améliorer pour l’organisation de votre prochain événement. Grâce aux nouvelles technologies, il est possible d’évaluer l’impact de chaque étape, de la préparation à votre méthodologie pour l’analyse des résultats. 

A voir : “Qu’est-ce qu’un évènement digital réussi ? Tout ce qu’il faut savoir en 4 points clés”.

Comment calculer le ROI de votre événement

Les critères d’évaluation pour mesurer la réussite d’un événement varient en fonction de sa forme et de vos objectifs. Pour vos investissements, financiers comme humains, il est important de faire très tôt des choix clairs. 

Si vous organisez un événement dont le but est exclusivement commercial, vous pourrez mesurer : 

• le panier moyen 
• les ventes de billets
• …

D’autres points significatifs peuvent être évalués pour calculer le ROI de votre événement : 

• le taux de participation : concentrez-vous sur les participants, la durée de présence ou de connexion, l’intérêt qu’ils ont démontré, leurs interactions…
• les retombées presse et/ou digitales : faites une veille sérieuse de vos retombées et partagez-les. C’est l’occasion de continuer à faire parler de votre organisation et d’inscrire votre événement dans le temps 
• le formulaire de satisfaction : directement à la suite de l’événement ou quelques jours après, vous pourrez évaluer l’impact des différents aspects de celui-ci en interrogeant les participants 

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Pour un ROI positif de votre événement

L’optimisation du ROI de vos événements, hybrides ou digitaux, est à intégrer à votre stratégie marketing globale. De l’implication de vos collaborateurs à la promotion de l’événement, voici 3 points à prendre en compte :

L’implication de l’interne et de vos partenaires

Les actions de communication menées dans une entreprise ou une organisation peuvent requérir la participation de différentes équipes au sein de celle-ci. La mise en œuvre d’un événement ne fait pas exception. Quelque soit sa taille ou sa forme, les investissements nécessaires en termes de moyens financiers mais également de ressources humaines sont à préciser en amont. 

Les services associés (commercial, marketing…) ainsi que vos partenaires pourront tout au long du projet être impliqués sur les différents aspects. Il est important pour atteindre un ROI optimal d’être en phase en interne sur votre objectif principal. Le but étant ainsi d’éviter les écarts ou actions inopinées. Cela vous aidera à limiter les investissements en temps et en moyens. 

En termes d’objectifs, il est nécessaire d’apporter une réponse claire aux questions suivantes : 

• Pour quelle raison organise-t-on un événement ? 
• Quel apport pour l’entreprise sur le court, moyen et long terme ? 

La rationalisation des coûts

Dans le cadre d’un événement hybride ou digital, il sera également question de mobilisation, qu’elle soit humaine ou technologique. Évaluer l’efficacité et l’impact de votre événement en fonction de sa durée et du type d’expérience que vous souhaitez offrir à vos participants. Il s’agit de mesurer vos investissements en fonction des objectifs que vous vous êtes fixés. Bien évidemment que ce soit pour l’événement comme pour votre entreprise. 

Par ailleurs, vous devrez anticiper d’éventuels coûts cachés ou imprévus.

Les moyens mise en oeuvre pour la promotion

Un levier à ne pas négliger pour la réussite de votre événement. Il nécessite des investissements à la fois humains et financiers est la promotion de celui-ci. 

Une stratégie multicanale impliquant différentes parties prenantes vous permettra de multiplier votre force de frappe. Vos différents canaux de communication seront à même de se servir mutuellement afin d’accroître la visibilité de votre événement aux cibles choisies tout en rationalisant les coûts.

Avec par exemple votre site d’inscription comme point central d’atterrissage, vos différentes actions (mail d’invitation, publications sur les réseaux sociaux ou formulaire d’inscription) pourront être mutualisées en termes de production et de planning. Elles constituent par ailleurs, les premiers points de contact avec vos futurs participants et leur permettront de démarrer en amont l’expérience. 

Pour organiser un événement au ROI optimal, l’important est de miser sur une organisation efficace. De ce fait, on orchestre les parties prenantes, internes ou externes, les investissements humains et financiers et les actions de communication à mettre en œuvre en fonction d’objectifs clairement définis et atteignables, tout en limitant autant que possible les imprévus. Vos participants ne pourront que vous le rendre en profitant d’une expérience unique grâce à vous. Sans oublier des échanges constructifs vous aider à atteindre ces objectifs. 

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